Een privacyfunctionaris bij een woningcorporatie krijgt van de bestuurssecretaris de vraag of het AI-register af is. Ze opent het bestand: negen kolommen, vijf regels, waarvan twee op "nog geen besluit". Ze antwoordt ja, en dat is het juiste antwoord.
Een AI-register is af zodra elke regel een eigenaar, een besluit en een herbeoordelingsdatum heeft, en zodra de tools die zijn gezien maar nog niet beoordeeld er ook in staan. Het register hieronder is fictief, maar de regels zijn herkenbaar voor bijna elke Nederlandse organisatie. Wat een register is en waarom je het bijhoudt, staat in AI-register: wat is het en wat leg je erin vast. Dit stuk laat zien hoe het eruitziet als het is ingevuld.
Hoe ziet een ingevuld AI-register eruit?
Vijf regels, één per toepassing. De uitkomsten van de risicobeoordeling zijn voorbeelden: bij jou hangen ze af van het accounttype, de gegevens die erin gaan en wat de leverancier op dat moment in zijn voorwaarden zegt.
| Toepassing | Leverancier | Doel | Eigenaar | Gegevens | Risicobeoordeling | Besluit | Datum | Herbeoordeling |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ChatGPT, gratis account | OpenAI, VS | Geen vastgesteld doel; opgemerkt in gebruik | CISO, voor het besluit | Geen. Persoonlijke accounts kunnen invoer voor training gebruiken; geen verwerkersovereenkomst | Hoog, 3 maart 2026, CISO | Niet toegestaan; alternatief: Microsoft 365 Copilot | 3 maart 2026 | Maart 2027, of eerder bij nieuwe voorwaarden |
| Microsoft 365 Copilot | Microsoft, VS | Teksten opstellen en samenvatten in Word, Outlook en Teams | Manager Bedrijfsvoering | Interne documenten en persoonsgegevens binnen de eigen rechten; geen bijzondere persoonsgegevens | Middel, 17 februari 2026, CISO met FG; DPIA bijgevoegd | Toegestaan | 17 februari 2026 | Februari 2027, of eerder bij nieuwe functies |
| Perplexity | Perplexity AI, VS | Nog onbekend; opgemerkt in gebruik | Nog niet toegewezen | Tot het besluit: alleen openbare informatie | Nog niet beoordeeld | Nog geen besluit | 14 mei 2026, eerste waarneming | Beoordeling ingepland, juni 2026 |
| Transcriptietool voor vergaderingen | Europese aanbieder, verwerking in Duitsland | Interne overleggen vastleggen en samenvatten | Teamleider Secretariaat | Stemmen en namen van deelnemers; geen gesprekken met huurders of sollicitanten | Middel, 9 april 2026, FG; verwerkersovereenkomst getekend, opnames 30 dagen bewaard | Beperkt toegestaan: alleen interne overleggen, deelnemers vooraf geïnformeerd | 9 april 2026 | April 2027, of eerder bij een incident bij de leverancier |
| HR-screeningstool | Nederlandse aanbieder | Sollicitaties voorsorteren op functie-eisen | Hoofd HR | Cv's en motivatiebrieven | In beoordeling; hoog risico onder bijlage III AI Act, DPIA loopt | Nog geen besluit | 2 juni 2026, aanvraag | Na afronding van de DPIA, in elk geval vóór 2 december 2027 |
Waarom staat elke kolom erin?
Toepassing en leverancier. De regel gaat over een toepassing, niet over een product. Copilot voor memo's en Copilot voor gespreksverslagen bij HR zijn twee regels met dezelfde leverancier. Het land van de leverancier staat erbij omdat het bepaalt welke overeenkomst nodig is en welk toezicht geldt.
Doel. Eén zin. "Geen vastgesteld doel" is ook een antwoord, en een veelzeggend: de tool wordt gebruikt, maar niemand heeft opgeschreven waarvoor. Dat is op zichzelf al een reden om een besluit te nemen.
Eigenaar. Iemand in de lijn: de functie die de toepassing gebruikt, de vragen bij de beoordeling kan beantwoorden en de herbeoordeling trekt. Bij een tool die niet is toegestaan is de eigenaar degene die het besluit nam. Wie welke rol heeft, staat in wie is verantwoordelijk voor het AI-register.
Gegevens. Wat erin mag, en wat expliciet niet. Dit is de kolom waar het risico woont. Dezelfde transcriptietool is voor een intern overleg iets anders dan voor een gesprek met een huurder over een betalingsachterstand.
Risicobeoordeling. De uitkomst, de datum en wie hem deed. Een risicoband is advies bij het besluit, niet het besluit zelf; twee tools met dezelfde uitkomst kunnen terecht een andere status krijgen. Hoe je tot de uitkomst komt, staat in hoe beoordeel je het risico van een AI-tool.
Besluit. Een van vier waarden, en meer dan het woord alleen. Bij beperkt toegestaan hoort de voorwaarde, bij niet toegestaan het alternatief. Waarom twee waarden te weinig zijn, staat in vier statussen voor AI-tools.
Datum en herbeoordeling. Een besluit zonder datum is niet te verdedigen. Een besluit zonder herbeoordeling veroudert ongemerkt: de voorwaarden van de leverancier veranderen, een tool krijgt een functie die documenten kan lezen, en de regel blijft groen.
Waarom staan er twee regels op nog geen besluit?
Omdat dat waar is, en omdat het register anders alleen beschrijft wat iemand ooit heeft aangemeld.
De regel voor Perplexity is ontstaan toen de corporatie voor het eerst keek welke AI-diensten vanuit de browsers worden geopend. Niemand had de tool aangevraagd en niemand heeft iets gedaan dat niet mocht, want er was niets over besloten. De tool kreeg een regel met de datum van de eerste waarneming, een tussentijdse instructie en een beoordelingsdatum. Dat kostte twee minuten, en de tool is sindsdien niet meer onzichtbaar.
De HR-screeningstool staat er om een andere reden op nog geen besluit. HR heeft hem aangevraagd, de beoordeling loopt, en de uitkomst is niet vrijblijvend: een systeem dat sollicitaties filtert valt onder bijlage III van de AI Act, met de plichten van artikel 26 voor de gebruiksverantwoordelijke vanaf 2 december 2027. Wat dat voor een werkgever betekent, staat in de EU AI Act voor werkgevers. Zolang de DPIA loopt, is nog geen besluit de enige status die klopt.
Welke regel ontbreekt in de meeste registers?
De eerste. Een gratis ChatGPT-account is nooit ingekocht, staat op geen factuur en komt in geen inkooplijst voor. Toch is het in veel organisaties de meest gebruikte AI-tool. Een register dat uit de inkoopadministratie is opgebouwd mist hem, en daarmee mist het register precies de regel waar het besluit het meest uitmaakt. Waarom het accounttype zwaarder weegt dan de tool, staat in gratis versus zakelijk AI-account.
Let ook op hoe het besluit op die regel is opgeschreven. Niet toegestaan, met een alternatief erbij. Zonder alternatief is niet toegestaan geen besluit maar een wens, en verplaatst het gebruik zich naar een telefoon.
BeeSensible koppelt een catalogus van 865 AI-tools aan het gebruik dat in de organisatie wordt waargenomen: alleen het domein van een geopende AI-tool, hooguit één keer per dag per apparaat, zonder gebruikers-id en zonder inhoud. Een tool die niemand heeft aangemeld verschijnt zo vanzelf op "nog geen besluit", en een beheerder legt het besluit vast. Hoe dat werkt, staat op de pagina over AI-tools.
