AI toelaten
Werving, verzuimadministratie, functioneringsverslagen en beleidsteksten: het meeste HR-werk bestaat uit tekst, en dat is werk waar AI tijd scheelt in een team dat meestal te klein is.
AI-gebruik binnen HR
Zicht op het AI-gebruik binnen HR, zonder je eigen collega's te volgen.
Recruiters en HR-adviseurs gebruiken AI voor vacatureteksten, verslagen en het samenvatten van dossiers. BeeSensible laat zien welke tools daarvoor in gebruik zijn, helpt je vast te leggen wat er met personeelsgegevens mag, helpt het team zodra een dossier een prompt in gaat, en laat zien of die afspraken worden gevolgd. Een overzicht per medewerker bestaat daarbij niet.
14 dagen gratis, geen creditcard. Binnen een uur uitgerold in je organisatie.
"Bewustzijn verdwijnt als je druk bent. Daarom gebruiken we BeeSensible." Debby Elfrink, Operationeel directeur, Speck Pompen
Jouw HR-team 
Microsoft 365 Copilot Toegestaan 
ChatGPT Beperkt toegestaan 
Claude
Microsoft 365 Copilot Toegestaan ChatGPT Beperkt toegestaan Claude Deel AI
Humanly Nog geen besluit
Fetcher
SeekOut
Sapia.ai
Eightfold AI Niet toegestaan
Kandidaatnaam Beoordelingsverslag Verzuimgegevens Cv Salarisgegevens
Jouw HR-team Microsoft 365 Copilot Toegestaan Eightfold AI Niet toegestaan Fetcher Sapia.ai
Kandidaatnaam
Beoordelingsverslag
Verzuimgegevens
Cv
Salarisgegevens
Plus wat er verder nog draait
Microsoft 365 Copilot Toegestaan Eightfold AI Niet toegestaan Fetcher Sapia.ai Prompts worden niet opgeslagen, er is geen overzicht per medewerker en alles wordt binnen de EU verwerkt.
Waar dit over gaat
HR verwerkt de meest persoonlijke gegevens van de eigen collega's, ook in AI-tools.
Een recruiter laat een vacaturetekst herschrijven, een HR-adviseur vraagt een chatbot om een verzuimdossier samen te vatten voor een gesprek, en iemand test een tool die cv's rangschikt, omdat de stapel te groot is geworden.
Voor HR ligt dat gevoeliger dan voor de meeste afdelingen. Je verwerkt de meest persoonlijke gegevens van je eigen collega's, en je bent tegelijk de afdeling die geacht wordt te weten hoe je daarmee omgaat. Welke AI er wordt gebruikt en met welke personeelsgegevens, moet je dus ook aan de ondernemingsraad kunnen uitleggen.
Personeelsgegevens beschermen
Salarissen, BSN's, thuisadressen en soms gezondheidsinformatie. Bij verzuim en re-integratie zit er informatie in het dossier waarvoor een zwaarder regime geldt.
Zelf uitlegbaar blijven
Een tool die kandidaten rangschikt of gedrag beoordeelt, raakt aan geautomatiseerde besluitvorming. Dan wil je vooraf weten wat je in huis haalt.
Beleid en praktijk
Het AI-beleid geldt ook voor de afdeling die het opstelt
HR is vaak de afdeling die het AI-beleid mede opstelt, en tegelijk een afdeling waar AI hard binnenkomt. Ook hier ontbreekt meestal het zicht op de tools die er vanzelf bij komen, en iets wat de adviseur helpt wanneer een dossier een prompt in gaat.
De vier stappen hieronder laten zien hoe dat eruitziet.
01 Zien 02 Beslissen 03 Helpen 04 Onderbouwen
01Zien
Zien welke AI-tools er binnen HR worden gebruikt
Ook binnen HR komen tools binnen zonder aanvraag bij IT. BeeSensible ziet wanneer AI-tools worden geopend en laat op organisatieniveau zien welke er verschijnen, zonder prompts te lezen en zonder een dossier per medewerker op te bouwen, ook niet van je eigen team.
- Welke tools worden gebruikt, en door hoeveel mensen?
- Welke wervings- of beoordelingstools duiken op zonder aanvraag?
- Welk deel van het gebruik loopt via tools die jullie hebben goedgekeurd?
AI-adoptie
68%
81 van 120 seats AI-actief deze maand
Prompts verstuurd
1.596
22% vs vorige 30 dagen
AI-tools in gebruik
7
2 nieuw ontdekt in deze periode
Veilige adoptie
71%
van AI-gebruik via toegestane tools
Hoe vaak wordt AI gebruikt
Dagelijks3428%Wekelijks3025%Incidenteel1714%Niet actief3933%
Op het apparaat berekend en als anonieme aantallen gemeld, nooit per persoon.
Waarvoor wordt AI gebruikt
Analyse & kennis354
Samenvatten353
Communicatie opstellen258
Detecties in de tijdAfgelopen 30 dagen
12.438+18% t.o.v. de vorige periode
Detecties per platform
78% aangepast
8.124
81% aangepast
3.210
74% aangepast
812
Meest aangetroffen gegevens
4.212
2.930
1.486
1.104
612
GevoeligZeer gevoelig
Een impressie van de AI-tools-catalogus. De tools en hun risicoscores komen uit de catalogus van het product; het besluit in de laatste kolom neemt je organisatie zelf.
De catalogus
865 AI-tools beoordeeld op risico, en elke week komen er bij
Jij hoeft geen feiten te verzamelen om beleid te maken.
Voordat je iets over een tool kunt besluiten, moet je weten wat hij met je gegevens doet: waar de leverancier staat, of hij traint op wat je invoert, of er incidenten bekend zijn. Dat zochten wij voor 865 tools uit, en elke week komen er bij. Wat overblijft is de vraag die alleen jij kunt beantwoorden: mag dit bij ons, en onder welke voorwaarde?
De AVG vraagt om een register van verwerkingen, NIS2 om zicht op je leveranciers, en de EU AI Act om aantoonbare AI-geletterdheid. Omdat elke waargenomen tool vastligt met leverancier, hostingregio en trainingsbeleid, en een besluit van jouw organisatie draagt, kun je op elk moment antwoord geven.
Bekijk de catalogus-
Welke tools er worden gebruikt, en waarvoor
Elke waargenomen tool staat in het register, met leverancier, land, hostingregio, trainingsbeleid en de categorie werk waarvoor hij wordt gebruikt.
-
Welke daarvan binnen je beleid vallen
Per tool één besluit: toegestaan, beperkt toegestaan, niet toegestaan, of nog geen besluit. Niets staat stilzwijgend goedgekeurd; het besluit is altijd van jou.
-
Welke maatregelen je neemt om dat beleid te borgen
Wie een tool opent waarover je iets hebt besloten, ziet dat op dat moment, in de pagina zelf. Dat de melding er was wordt geteld, zonder inhoud en zonder naam, zodat je kunt laten zien dat het mechanisme mensen ook echt bereikte.
Het overzicht stelt niet vast dat je aan wet- of regelgeving voldoet. Het laat zien welke maatregelen je met metingen kunt onderbouwen, en welke niet. De beoordeling blijft bij jou.
02Beslissen
Per tool bepalen wat er met personeelsgegevens mag
Een vacaturetekst laten herschrijven is niet hetzelfde als kandidaten laten rangschikken. Per tool zie je de leverancier, het land, de verwerkersovereenkomst, certificeringen, gedocumenteerde incidenten, een risicoscore over zes dimensies en een aparte duiding onder de EU AI Act.
Die duiding weegt hier zwaar, omdat toepassingen voor werving, selectie en beoordeling van medewerkers onder de verordening in een zwaardere categorie kunnen vallen. Op basis van die feiten legt de organisatie zelf het besluit vast.
- Toegestaan
- Past binnen onze kaders, ook met personeelsgegevens.
- Beperkt toegestaan
- Wel voor tekst en concepten, zonder persoonsgegevens van medewerkers.
- Nog geen besluit
- Nieuw opgedoken, nog niet beoordeeld.
- Niet toegestaan
- Met, waar dat kan, een goedgekeurd alternatief ernaast.
03Helpen Meer over documenten anonimiseren
Het team helpen zodra een dossier een prompt in gaat
Opent een collega een tool waarover jullie iets hebben besloten, dan ziet hij dat besluit, de reden en het alternatief dat wel past. Typt hij vervolgens in een ondersteunde toepassing, dan worden namen, BSN's, salarissen, adressen en personeelsnummers gemarkeerd terwijl hij schrijft.
Verwijderen, maskeren of vervangen kan met één klik, maar de keuze blijft bij de adviseur. BeeSensible blokkeert niets en verandert niets uit zichzelf.
BeeSensible melding
Niet toegestaan Eightfold AI is hier niet toegestaan
Je organisatie staat deze tool niet toe voor werk. Gebruik een toegestaan alternatief.
Gebruik in plaats daarvan
Open Microsoft 365 CopilotOok toegestaan: Deel AI ·Claude
Houd ingedrukt om toch door te gaan
BeeSensible melding
Beperkt toegestaan Eightfold AI is hier beperkt toegestaan
Je organisatie staat deze tool beperkt toe. Gebruik hem alleen met geanonimiseerde gegevens.
Gebruik in plaats daarvan
Open Microsoft 365 CopilotOok toegestaan: Deel AI ·Claude
Houd ingedrukt om toch door te gaan
BeeSensible melding
Nog geen besluit Over Eightfold AI is nog geen besluit genomen
Je organisatie heeft nog geen besluit genomen over deze tool. Deel hier geen persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
Gebruik in plaats daarvan
Open Microsoft 365 CopilotOok toegestaan: Deel AI ·Claude
Toch doorgaan
Voer hier alleen openbare informatie in
GeminiStandaard1 / 3Vlak tekenen
Verzuimdossier - vertrouwelijk
Medewerker Ilse Draaisma, personeelsnummer PN-40917, BSN 139274618, wonend aan de Rozenstraat 8 te Deventer.
Bruto maandsalaris 4.180 euro. Sinds 3 juni gedeeltelijk hersteld gemeld na overleg met de bedrijfsarts.
8 items worden weggehaaldVoorbeeldAnonimiseren (8)
04Onderbouwen
Cijfers waarmee je het gesprek met de OR kunt voeren
Na een maand of twee zie je hoe vaak een markering is opgevolgd, hoe vaak iemand het goedgekeurde alternatief koos en welke soorten gevoelige gegevens nog steeds voorbijkomen.
Dat zijn cijfers waarmee je het gesprek met de ondernemingsraad kunt voeren, juist omdat er geen weergave per medewerker bestaat. Je laat zien of het beleid werkt, zonder dat daar iemand persoonlijk in voorkomt.
Waarschuwingen over tools
Getoond op het moment dat iemand een tool opent waarover je geen besluit hebt genomen, of die je beperkt of verboden hebt. Over de tool zelf, niet over wat erin getypt wordt.
148
waarschuwingen getoond
61%
koos een alternatief
Niet toegestaan52 keer
38 alternatief9 vastgehouden
Beperkt toegestaan44 keer
21 alternatief15 vastgehouden
Nog geen besluit52 keer
31 alternatief14 doorgeklikt
alternatief geopendtoch doorgegaan
Alleen browsergebruik. Maximaal een keer per tool per dag geteld. Alleen groepscijfers, nooit wie.
Verstuurd ondanks waarschuwing
1.120
Gedetecteerd, niet aangepast en toch verstuurd.
Kritiek toch verstuurd
214
14% van kritieke detecties
UitkomstenAfgelopen 30 dagen
9.702
aangepast vóór verzending
78% van 12.438 detecties
Vervangen4.318(35%)
Gemaskeerd3.110(25%)
Verwijderd2.274(18%)
Verstuurd ondanks waarschuwing1.120(9%)
Geen actie geregistreerd1.616(13%)
Verantwoording AVGNIS2
- Onderbouwd
Dataminimalisatie bij invoer
Gevoelige gegevens gemarkeerd en afgehandeld vóór het versturen
- Onderbouwd
Register van AI-diensten
Leverancier, classificatie en een besluit per tool
- Gedeeltelijk
Passende technische maatregelen
Detectie actief op de ondersteunde applicaties, afhandeling nog onder de norm
- Niet onderbouwd
Meldplicht datalekken
BeeSensible levert signalering, geen meldproces richting toezichthouder
Een maandag op de afdeling
Vier momenten op de afdeling
09:10
Werving
Een recruiter plakt drie cv's in een chatbot om ze te laten vergelijken. Namen, adressen en geboortedata gaan mee.
11:45
Verzuim
Een dossier wordt met AI samengevat voor een gesprek met de leidinggevende. Er staat gezondheidsinformatie in.
14:30
Arbeidsvoorwaarden
Een vaststellingsovereenkomst wordt door AI gladgestreken, inclusief naam, salaris en de reden van vertrek.
16:20
HR-systemen
Iemand test een tool die kandidaten rangschikt. Niemand heeft gekeken wat dat onder de EU AI Act betekent.
Niemand in deze voorbeelden probeert iets te verbergen. Ze proberen een te grote stapel werk weg te werken. Juist dan helpt een korte melding in het scherm meer dan het beleid dat de afdeling zelf heeft geschreven.
Het kader waar je al in staat
De verplichtingen waar dit bij aansluit
AVG
Personeelsgegevens, en soms meer
Salarissen, BSN's en adressen zijn persoonsgegevens; bij verzuim en re-integratie komt daar gezondheidsinformatie bij, met een zwaarder regime. Je verwerkt ze bovendien in een gezagsverhouding, wat toestemming als grondslag lastig maakt.
BeeSensible markeert die gegevens voordat ze worden gedeeld en geeft daarna geaggregeerd inzicht in wat er gebeurde.
EU AI Act
Werving en beoordeling wegen zwaarder
Toepassingen voor werving, selectie en het beoordelen van medewerkers kunnen onder de verordening zwaarder vallen dan een tekstassistent. In de catalogus staat per tool een EU AI Act-duiding, apart van onze eigen risicoscore.
Een actueel register van de AI-diensten die in gebruik zijn, is daarbij het begin. De classificatie van je eigen toepassingen blijft je eigen werk.
Medezeggenschap
Wat je de OR kunt laten zien
Bij het invoeren van middelen die het gedrag van medewerkers raken, is instemming van de ondernemingsraad vaak aan de orde. Dat gesprek voer je makkelijker als er niets per persoon te zien is.
Er is geen weergave per medewerker, en wie iets deed wordt niet vastgelegd. Het materiaal om dat gesprek te voeren leveren we mee.
De vraag die altijd komt
Zicht op AI-gebruik zonder collega's te volgen
“Dus wij gaan als HR een systeem invoeren waarmee we onze eigen mensen kunnen volgen?”
Nee, en voor HR is dat de belangrijkste vraag van allemaal. Een systeem dat gedrag per medewerker laat zien, is precies waar een ondernemingsraad terecht kritisch op is. Daarom is het product zo gebouwd dat die weergave niet bestaat.
Alles hierover in het Trust Center- De detectie draait op onze eigen servers bij Europese aanbieders, in het werkgeheugen, en de tekst wordt direct daarna gewist.
- Er komt geen externe AI-dienst aan te pas: niets gaat naar ChatGPT, Google of een andere partij.
- Prompts komen niet in het dashboard, ook niet in verkorte vorm of als voorbeeld.
- In de gebruiksgegevens staat geen gebruikers-id, dus wat een individuele medewerker deed valt achteraf niet te achterhalen.
- De rapportage bestaat uit aantallen en patronen, en een overzicht per medewerker is er niet.
Hoe het is opgebouwd
De vier onderdelen van BeeSensible
De eerste drie kun je los afnemen, dus je kunt met één onderdeel beginnen.
Voor je verder kijkt
De vragen die als eerste worden gesteld.
Leest BeeSensible mee met wat onze medewerkers typen?
Nee. De tekst wordt gecontroleerd om gevoelige gegevens te markeren en daarna niet bewaard. Hij gaat naar onze eigen servers bij Europese aanbieders, wordt daar in het werkgeheugen gecontroleerd en direct daarna gewist. Een externe AI-dienst komt er niet aan te pas.
Kunnen beheerders zien welke medewerker een markering kreeg?
Nee. Bij markeringen, documenten en meldingen wordt niet vastgelegd wie het was, dus dat is achteraf ook niet te achterhalen. Het dashboard heeft geen weergave per medewerker. Wat er hooguit bij staat is de afdeling, en dan alleen als je die inzichten zelf aanzet, met een minimale groepsgrootte.
Blokkeert BeeSensible AI-tools?
Nee. BeeSensible verandert ook niets uit zichzelf aan wat iemand schrijft. Je medewerker ziet wat er is gevonden en wat jullie over de tool hebben besloten, en kiest daarna zelf hoe hij verdergaat. Wordt er ondanks een markering toch verstuurd, dan wordt dat geteld, zonder de inhoud en zonder de naam van de medewerker.
Moet de ondernemingsraad hier iets van vinden?
Dat bepaalt je eigen organisatie, en het hangt af van hoe je het inzet. Wat wij kunnen zeggen: er is geen weergave per medewerker, wie iets deed wordt niet vastgelegd, en de rapportage bestaat uit aantallen en patronen. Het materiaal om dat gesprek te voeren leveren we mee.
Beoordeelt BeeSensible onze wervings- of beoordelingstools?
Het geeft je per tool de feiten en een EU AI Act-duiding, zodat je een onderbouwd besluit kunt nemen. Of een selectiemodel eerlijk of accuraat is, toetst het niet; die beoordeling hoort bij de leverancier en bij jullie zelf.
Waar draait BeeSensible?
Op onze eigen servers bij Europese aanbieders: de applicatie en de database bij Scaleway in Amsterdam, de modellen bij Hetzner in Duitsland. Europese bedrijven, geen Europese regio van een Amerikaanse cloud, dus geen Amerikaans moederbedrijf dat gegevens moet afgeven. De tekst wordt daar in het werkgeheugen gecontroleerd en direct daarna gewist. In het dashboard komen alleen aantallen en kenmerken van markeringen aan, niet de tekst zelf.
Hoeveel werk is de uitrol?
Weinig. Er komt geen proxy aan te pas en je netwerk hoeft niet aangepast te worden. De extensie draait in Chrome en Edge en rol je centraal uit via Intune; de desktop-app installeert stil op de achtergrond. Bij een beheerde uitrol staat je organisatie er meestal binnen een uur op.
Herkent de detectie personeelsgegevens?
Ja. De engine werkt in het Nederlands en Engels en herkent onder meer namen, BSN's, salarissen, personeelsnummers, adressen en geboortedata, en daarnaast gezondheidsgegevens zoals diagnoses en medicijnen. Welke daarvan gemarkeerd worden en hoe zwaar, bepaal je zelf per profiel.
Beginnen
Begin met zien welke AI-tools er binnen HR worden gebruikt.
In de proefperiode zie je welke AI-tools er binnen jullie organisatie in gebruik zijn, zonder dat daar iemand persoonlijk in voorkomt. Van daaruit kun je verder met beslissen, helpen en onderbouwen.
14 dagen gratis, geen creditcard. Binnen een uur uitgerold in je organisatie.
