De leverancier van het wervingssysteem stuurt een mail: hun AI-module valt onder de AI Act, en zij regelen de documentatie en de CE-markering. Dezelfde week vraagt de ondernemingsraad wat de organisatie zelf moet regelen. HR kijkt naar juridische zaken, juridische zaken kijkt naar IT, en niemand weet zeker of het antwoord "niets" is of "veel".
Het antwoord zit ertussenin, en het begint bij je rol. Vrijwel elke werkgever is onder de AI Act gebruiksverantwoordelijke, in het Engels deployer: je gebruikt AI-systemen die een ander heeft gemaakt. Daar hoort een concrete lijst bij. Twee verplichtingen gelden al sinds februari 2025 voor iedereen, één set gaat vanaf december 2027 gelden voor wie AI inzet in werving, beoordeling of ontslag, en het dagelijkse gebruik van ChatGPT of Copilot valt daar meestal buiten maar niet buiten de AVG.
Ben je aanbieder of gebruiksverantwoordelijke?
De AI Act verdeelt de verplichtingen over rollen. De aanbieder ontwikkelt een AI-systeem of brengt het onder eigen naam op de markt. De gebruiksverantwoordelijke gebruikt zo'n systeem onder eigen gezag, voor het eigen werk. Privégebruik telt niet mee.
De zware verplichtingen liggen bij de aanbieder: risicobeheer, technische documentatie, conformiteitsbeoordeling. Dat is wat de leverancier uit de openingsscène bedoelt, en het klopt. Het betekent alleen niet dat de werkgever klaar is. Voor de gebruiksverantwoordelijke staat een eigen, kortere lijst in de wet.
Eén uitzondering om te kennen: je wordt alsnog aanbieder als je een bestaand systeem onder eigen naam uitbrengt, ingrijpend aanpast, of inzet voor een ander doel waardoor het hoog risico wordt. Een organisatie die een algemeen taalmodel zelf ombouwt tot een screeningstool voor sollicitanten, schuift daarmee van de ene rol naar de andere. Voor wie een tool gebruikt zoals hij is geleverd, speelt dit niet.
Wat geldt nu al voor elke werkgever?
Sinds 2 februari 2025 gelden twee onderdelen van de wet, ongeacht welke AI je gebruikt.
Artikel 4, AI-geletterdheid. Organisaties nemen maatregelen die de AI-geletterdheid ondersteunen van de mensen die namens hen met AI-systemen werken. De Digital Omnibus heeft dit afgezwakt van een resultaatsverplichting naar een inspanningsverplichting, maar de plicht bestaat. Wat je daarvoor concreet kunt laten zien staat in AI-geletterdheid in 2026. Het komt neer op uitleg over wat AI wel en niet kan, welke gegevens niet in een prompt horen, en welke tools de organisatie heeft goedgekeurd.
Artikel 5, de verboden praktijken. De meeste verboden, zoals social scoring door overheden, raken een gewone werkgever niet. Eén wel: AI-systemen die de emoties van mensen afleiden op de werkplek zijn verboden, behalve om medische of veiligheidsredenen. Dat raakt tools die bij een videosollicitatie "enthousiasme" scoren, of software die uit de toon van klantgesprekken de stemming van de medewerker afleidt. Wie zo'n functie in een pakket heeft zitten, zet hem uit; de uitzondering voor veiligheid is smal en bedoeld voor situaties als vermoeidheidsdetectie bij chauffeurs.
Daar kwam op 2 augustus 2026 artikel 50 bij: wie een chatbot inzet richting klanten of burgers, maakt duidelijk dat ze met AI praten.
Wanneer is een HR-toepassing hoog risico?
Bijlage III van de AI Act noemt de toepassingen die als hoog risico gelden. Punt 4 gaat over werk. Twee groepen: AI voor werving en selectie (vacatures gericht plaatsen, sollicitaties analyseren en filteren, kandidaten beoordelen), en AI voor beslissingen in de arbeidsrelatie (promotie en beëindiging, taken toewijzen op basis van gedrag of persoonskenmerken, en het volgen en beoordelen van prestaties en gedrag).
Het criterium is het beoogde doel van het systeem, niet de techniek erachter. Een simpel scoremodel dat cv's rangschikt is hoog risico. Een taalmodel dat een vacaturetekst opstelt is dat niet. Wat de meeste organisaties in de praktijk tegenkomen:
| Toepassing | Wat de AI Act erover zegt | Wat je regelt |
|---|---|---|
| Wervingstool die sollicitaties filtert of rangschikt | Hoog risico (bijlage III, punt 4) | Artikel 26, vanaf 2 december 2027 |
| Beoordelings- of roostersysteem dat prestaties scoort | Hoog risico (bijlage III, punt 4) | Artikel 26, vanaf 2 december 2027 |
| Emotieherkenning bij sollicitaties of aan de werkplek | Verboden (artikel 5), sinds 2 februari 2025 | Uitzetten |
| Copilot of ChatGPT voor teksten, samenvattingen, vertalingen | Geen hoog risico | AVG, artikel 4, eigen beleid |
| Chatbot voor klanten of burgers | Transparantie (artikel 50), sinds 2 augustus 2026 | Duidelijk maken dat het AI is |
Die laatste twee regels zijn waar het bij de meeste werkgevers om gaat. Wat de AVG daar vraagt staat in wat de AI Act naast de AVG betekent.
Wat moet je dan regelen als gebruiksverantwoordelijke?
Voor een hoog-risicosysteem staan de plichten van de gebruiksverantwoordelijke in artikel 26. Samengevat:
- Gebruik volgens de instructies. De aanbieder levert gebruiksinstructies mee, en je gebruikt het systeem zoals daar staat. Een tool die is gebouwd om kandidaten voor te sorteren, gebruik je niet om ze af te wijzen.
- Menselijk toezicht. Je belegt het toezicht bij mensen die de kennis, de training en de bevoegdheid hebben om een uitkomst te overrulen. Iemand die "akkoord" klikt zonder de mogelijkheid om anders te beslissen, is geen toezicht.
- De werking volgen en logs bewaren. Je volgt of het systeem doet wat het moet doen, meldt afwijkingen aan de aanbieder, en bewaart de logs die het systeem genereert voor zover die onder jouw beheer vallen.
- Werknemers en hun vertegenwoordigers informeren. Voordat je het systeem in gebruik neemt, laat je de betrokken werknemers en de ondernemingsraad weten dat ze eraan onderworpen zullen zijn.
- De DPIA gebruiken. De informatie die de aanbieder verstrekt, gebruik je bij de gegevensbeschermingseffectbeoordeling die de AVG in deze situaties meestal al vraagt.
Voor overheidsorganen en een beperkte groep private organisaties komt daar een beoordeling van de gevolgen voor grondrechten bij (FRIA, artikel 27). Wat de HR-praktijk daarbovenop aan gewone privacyregels vraagt, staat in veiliger werken met AI in HR.
Welke datums tellen na de Digital Omnibus?
De Digital Omnibus voor AI is sinds 27 juli 2026 van kracht en heeft de tijdlijn op één punt veranderd: de verplichtingen voor hoog-risicosystemen uit bijlage III gelden vanaf 2 december 2027 in plaats van 2 augustus 2026. Voor AI die als veiligheidscomponent in gereguleerde producten zit, is de datum 2 augustus 2028.
De rest verschoof niet. De verboden praktijken gelden sinds 2 februari 2025, artikel 4 ook, en de transparantieregels van artikel 50 sinds 2 augustus 2026. De volledige tijdlijn, met wat er wel en niet is opgeschoven, staat in de tijdlijn van de AI Act na de Digital Omnibus.
Drie vragen die vaak door elkaar lopen
De verwarring in het gesprek uit het begin komt bijna altijd doordat drie verschillende vragen als één worden behandeld.
Wat is het systeem? De classificatie hangt aan het beoogde doel dat de aanbieder heeft vastgelegd. Dat staat in de documentatie van de leverancier, en de leverancier is er verantwoordelijk voor.
Wat doe je ermee? Hetzelfde product kan in de ene organisatie een schrijfhulp zijn en in de andere een selectiemiddel. Een recruiter die een algemene chatbot vraagt om vijftig cv's op volgorde van geschiktheid te zetten, gebruikt geen hoog-risicosysteem in de zin van de wet, maar neemt wel een beslissing waarvoor de AVG en het eigen beleid gelden.
Wie is verantwoordelijk? Voor het gebruik binnen de organisatie ben je dat altijd zelf, ongeacht wat de leverancier heeft geregeld. De mail van de leverancier beantwoordt de eerste vraag en zwijgt over de andere twee.
Hoe ziet dat er in een organisatie uit?
Een middelgrote zorgorganisatie heeft Copilot goedgekeurd en een kort AI-beleid rondgestuurd. Bij een inventarisatie blijken naast Copilot ook ChatGPT, Perplexity en een transcriptietool voor vergaderingen in gebruik. En het wervingssysteem dat HR al drie jaar gebruikt, blijkt sinds een update een functie te hebben die binnenkomende sollicitaties automatisch rangschikt. Die stond aan, niemand had hem als AI herkend, en hij stond nergens beschreven.
Dat is geen incident. Het laat zien dat de vraag "welke AI gebruiken we" niet één keer te beantwoorden is, en dat de hoog-risicotoepassing niet altijd de tool is die als AI is aangeschaft. De organisatie zet de rangschikfunctie uit tot HR heeft bepaald hoe het toezicht eruitziet, neemt de vier andere tools op in het overzicht, en legt per tool vast wat het besluit is. Of zo'n overzicht ook wettelijk verplicht is, staat in is een AI-register verplicht.
BeeSensible koppelt een catalogus van AI-tools aan het gebruik dat in de organisatie wordt waargenomen. Elke tool in de catalogus heeft een EU AI Act-duiding en een risicoscore; de organisatie zet zelf de status, en alles begint op "nog geen besluit". Wat er wordt waargenomen is alleen het domein van de tool, hooguit één keer per dag per apparaat, zonder gebruikers-id.
