Welke AI-tools mogen advocaten gebruiken?

#Wat betekent beperkt toegestaan voor een advocaat?

Meer dan bij de meeste beroepen, want de voorwaarde gaat bijna altijd over dossierinformatie. "Geen partijnamen, zaaknummers, bedragen of stukken" is concreet genoeg om op te volgen. "Voorzichtig met cliëntgegevens" is dat niet.

Er zit een valkuil in die specifiek is voor juridisch werk. Een rechtsvraag kan op zichzelf herleidbaar zijn. Wie vraagt naar de opzegging van een huurovereenkomst van een bioscoop in een stad met één bioscoop, heeft de cliënt genoemd zonder een naam te typen. Een zaak die in de pers is geweest, een kleine niche, een ongewone feitencombinatie: de voorwaarde "geen namen" dekt dat niet, en de jurist moet het zelf zien. Welke gegevens samen iemand herleidbaar maken staat in wat mag je wel en niet in een AI-prompt zetten, en waarom het account de helft van het verschil is in gratis versus zakelijk AI-account.

#Wat doe je met een tool die er niet op staat?

Die heeft de status nog geen besluit. Dat is geen verbod en geen vrijbrief: er gaat voorlopig alleen openbare informatie in, en de tool wordt gemeld bij wie de lijst beheert. Uitproberen is geen overtreding. Een dossier erin zetten voordat het besluit er is, wel.

Een kantoor met vijfentwintig advocaten heeft een lijst van zes regels. Bij een eerste blik op welke AI-diensten er vanuit de kantoorbrowsers worden geopend, blijkt een contractanalysetool die op een congres werd getipt door drie medewerkers ondernemingsrecht te worden gebruikt, en staat een transcriptietool die iemand voor cliëntgesprekken inzet nergens. Niemand heeft iets gedaan dat niet mocht, want er was niets besloten. De contractanalysetool krijgt een regel op nog geen besluit, de sectievoorzitter beantwoordt de vragen aan de leverancier, en twee weken later staat hij op beperkt toegestaan: wel voor contracten van cliënten die daarmee akkoord zijn, zonder koppeling naar het dossiersysteem. De transcriptietool gaat naar niet toegestaan, met de dicteersoftware van het kantoor als alternatief.

Zo'n route heeft drie onderdelen: wie beoordeelt, binnen hoeveel tijd, en op basis van welke vragen. Die vragen staan in een AI-tool goedkeuren: welke vragen stel je de leverancier. Het besluit zelf landt in het AI-register van het kantoor.

#Wat als de cliënt iets anders heeft afgesproken?

Dan gaat de cliënt voor. In opdrachtbevestigingen en inkoopvoorwaarden staat steeds vaker iets over AI, van een meldplicht tot een verbod op externe AI-diensten op het dossier. Een tool die voor het kantoor toegestaan is, kan voor dat ene dossier niet toegestaan zijn. De lijst van het kantoor is de ondergrens; de afspraak met de cliënt kan strenger zijn, nooit ruimer. Controleer het per dossier en leg het vast waar het hele dossierteam het ziet.

BeeSensible koppelt een catalogus van 865 AI-tools aan de tools die vanuit het kantoor worden geopend, zonder gebruikers-id en zonder inhoud. Een beheerder ziet welke tools nog geen besluit hebben en legt het besluit van het kantoor vast, met de voorwaarde of het alternatief; dat besluit verschijnt bij de advocaat op het moment dat die de tool opent, en doorgaan kan altijd. Hoe dat voor een kantoor werkt staat op de pagina voor juridische organisaties en op de productpagina over AI-tools. Het grotere geheel, van zien wat er wordt gebruikt tot laten zien dat de afspraken worden gevolgd, staat in AI-governance voor advocatenkantoren en onder het onderwerp AI-governance.

De volgende keer dat de stagiaire het vraagt, is het antwoord niet "weet ik eigenlijk niet" maar "kijk in de lijst, en staat hij er niet op, dan is dat de status". Dat is een kleiner antwoord, en het houdt de pleitnota op het kantooraccount.