De functionaris gegevensbescherming loopt bij de IT-beheerder binnen met één vraag: welke AI-tools gebruiken we eigenlijk? Hij opent de logs van de proxy en ziet chatgpt.com, Copilot en een handvol domeinen die hij niet kent. De helft van de collega's werkt vandaag thuis, en van hun verkeer ziet hij niets.
Het antwoord is niet één methode maar een keuze in wat je meet. Elke gangbare bron ziet een ander deel van het gebruik. De bron die het meeste ziet, is de plek waar het werk gebeurt: de browser. En de meting die het langst bruikbaar blijft, is de doorlopende, zonder gebruikers-id.
Welke methoden zijn er, en wat missen ze?
| Methode | Wat hij ziet | Wat hij mist |
|---|---|---|
| Netwerkmonitoring en DNS | Domeinen die vanaf het kantoornetwerk worden bezocht | Thuiswerk en telefoons; gratis of zakelijk account op hetzelfde domein; AI-functies zonder eigen domein |
| Browser- en endpointbenaderingen | Wat er in de browser wordt geopend, op kantoor en thuis, inclusief extensies | Telefoons zonder beheer; en legt vaak te veel vast: pad, inhoud en gebruiker, tenzij je dat bewust uitzet |
| Enquêtes en uitvragen | Waarom mensen een tool kiezen, en wat ze missen in de goedgekeurde tool | Wat mensen niet durven te melden; is verouderd zodra hij is afgerond |
| Declaraties en facturen | Betaalde abonnementen en licenties | Alles wat gratis is, en alles wat iemand privé betaalt |
| SaaS-beheer en SSO-logs | Tools die via de inlog van de organisatie lopen | Alles zonder SSO, en dat is per definitie de shadow AI |
De onderste twee zijn het minst geschikt om shadow AI te vinden en het meest geschikt voor iets anders: ze beschrijven wat de organisatie zelf heeft ingericht. Dat is de lijst van goedgekeurde tools, en die heb je ook nodig.
De bovenste twee kijken naar verkeer, en daar zit het verschil in waar ze staan. Het netwerk ziet alleen wie op kantoor is. De browser reist mee. Dat is dezelfde verschuiving als in de browser is je grootste blinde vlek geworden: het werk is naar de browser verhuisd, en de meeste beveiliging kijkt nog naar het netwerk.
Wat mist bijna elke methode?
Vier categorieën vallen overal tussen wal en schip, en ze zijn samen groter dan wat je wel ziet.
Thuiswerk en telefoons. Een laptop op de thuisverbinding staat buiten het kantoornetwerk. Een telefoon zonder beheer staat buiten alles. Alleen een meting die op het apparaat zelf zit, gaat mee naar huis.
Gratis accounts. Op het netwerk ziet een gratis en een zakelijk ChatGPT-account er hetzelfde uit: hetzelfde domein. Op de factuur ziet het gratis account er helemaal niet uit. Terwijl het verschil in voorwaarden tussen die twee juist het grootste privacyverschil is.
AI-functies in bestaande tools. Je vergadertool vat sinds vorige maand gesprekken samen, je pdf-lezer heeft een assistent gekregen. Er is geen nieuw domein en geen nieuw inkoopbesluit, dus geen enkele van de vijf methoden slaat aan. Hier helpt geen meting, alleen een nieuwe beoordeling bij een aanleiding: een update, nieuwe voorwaarden, een overname.
Browserextensies. Een extensie met leesrechten op alle pagina's ziet meer dan de meeste AI-diensten, en ze staat in geen enkele log als bezocht domein. Browserextensies zijn ook AI-tools legt uit waarom ze in het register horen.
Waarom veroudert een eenmalige inventarisatie?
Een accountantskantoor doet in het voorjaar een uitvraag bij alle teams en komt op elf AI-tools. Twee maanden later staat er in de netwerklogs een vertaaldienst die niemand had genoemd, heeft de dossiersoftware een AI-samenvatting gekregen, en gebruikt het fiscale team een gespecialiseerde tool die in de uitvraag nog niet bestond. De lijst van elf is niet fout. Hij beschrijft het voorjaar.
Dat is geen kwestie van vaker inventariseren. Waarom een AI-toolcatalogus veroudert beschrijft de drie mechanismen: er komen dagelijks tools bij, AI verschijnt in software die je al hebt, en tools wisselen van eigenaar en daarmee van voorwaarden. Een foto, hoe vaak ook genomen, blijft een foto.
Wat er wel werkt, is de vraag omdraaien. Niet: welke tools bestaan er, of welke zouden mensen kunnen gebruiken. Maar: welke diensten worden er in onze organisatie deze maand geopend. Die lijst is kort, enkele tientallen, en hij vernieuwt zichzelf zolang je hem uit waarneming haalt.
Hoe doe je het zonder gebruikers-id?
Door alleen vast te leggen wat de governancevraag nodig heeft, en niets meer. De vraag is: welke AI-diensten worden gebruikt, hoe vaak, en is daar een besluit over. Voor dat antwoord is het domein van de dienst genoeg. Wie het opende, welke pagina, en wat er op die pagina stond, voegt niets toe aan het besluit en verandert de meting wel van karakter.
Bij BeeSensible legt de extensie daarom alleen het registreerbare domein vast, hooguit één keer per dag per apparaat, zonder gebruikers-id, zonder pad en zonder pagina-inhoud. Dat gebeurt alleen als de organisatie de AI-module en de analytics-instelling heeft aangezet. De waargenomen domeinen worden gekoppeld aan de catalogus van 865 AI-tools, en een beheerder ziet per tool of er een besluit ligt; nieuwe tools beginnen op "nog geen besluit".
