Een privacyfunctionaris bij een accountantskantoor krijgt het AI-register ter beoordeling. ChatGPT staat er niet in, "want die hebben we niet ingekocht". Copilot staat er wel in, als één regel. Bij navraag blijken er drie soorten ChatGPT in gebruik en twee soorten Copilot, en over de meeste daarvan is niets vastgelegd.
Het antwoord op de vraag in de titel is ja, en het is korter dan de uitleg waarom. Een AI-register beschrijft wat er gebruikt wordt, niet wat er is ingekocht. En bij deze twee tools is "ChatGPT" of "Copilot" geen regel maar een verzamelnaam voor drie of vier situaties die op de velden van het register van elkaar verschillen.
Waarom hoort een tool die je niet hebt ingekocht in het register?
Omdat het risico niet bij de factuur begint, maar bij het gebruik. Een tool waar niemand voor betaalt en die twintig mensen openen, verwerkt dezelfde gegevens als een tool met een contract. Het verschil is dat er bij de eerste niemand heeft gekeken.
Het register is de plek waar dat kijken landt. Zonder regel is er geen eigenaar, geen besluit, en niets om aan medewerkers te laten zien op het moment dat ze de tool openen. Daarom kent een register vier statussen en niet twee: een tool die is opgemerkt maar nog niet beoordeeld staat erin als "nog geen besluit". Dat is een eerlijke status, geen goedkeuring, en hij is beter dan afwezigheid. Hoe die statussen werken, staat in vier statussen voor AI-tools.
Wat er precies onder zelf begonnen AI-gebruik valt, en waarom het vrijwel altijd via een gratis account loopt, staat in wat is shadow AI. Voor dit stuk is één ding genoeg: het gratis account is de standaardroute voor gebruik zonder inkoop, en dat maakt de vraag welk account erachter zit tot de kern van de regel.
Waarom zijn gratis en zakelijk aparte regels?
Omdat ze op precies de velden verschillen waar een register voor bestaat. Dezelfde tool op het scherm, andere voorwaarden eronder; het accounttype weegt zwaarder dan de tool.
| Variant | Account | Training op invoer | Verwerkersovereenkomst | Bereik en koppelingen |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Free, Plus, Pro | Persoonlijk, buiten beheer van de organisatie | Mogelijk, tenzij de gebruiker het uitzet | Nee, consumentenvoorwaarden | Wat iemand plakt of uploadt, plus geheugen, gedeelde links en apps die de gebruiker zelf koppelt |
| ChatGPT Team, Enterprise, Edu | Van de organisatie, met beheerder | Standaard uitgesloten | Ja | Wat iemand plakt of uploadt, plus apps en connectors die de beheerder toestaat |
| Consumenten-Copilot | Persoonlijk, zonder werkaccount | Geen zakelijke databescherming | Nee | Het open web en wat iemand plakt |
| Microsoft 365 Copilot | Werkaccount, betaalde uitbreiding | Niet voor de onderliggende modellen | Ja, onder de Microsoft-voorwaarden | Mail, bestanden, agenda, Teams en SharePoint, met de rechten van de gebruiker |
Er is een derde Copilot, Copilot Chat met een werkaccount: wel zakelijke databescherming, geen automatische toegang tot mailbox en bestanden. In het register is dat een eigen regel tussen de twee uit de tabel in. De details per variant staan in Microsoft Copilot erft jouw toegang en ChatGPT en werkdata; dit stuk gebruikt alleen wat daar is uitgezocht.
Lees de tabel per kolom en je ziet waarom één regel niet kan. De gratis regel krijgt een ander besluit dan de zakelijke, want het risico is anders. De gratis regel heeft een alternatief nodig (de zakelijke), de zakelijke een voorwaarde (welke gegevens wel en niet). En de herbeoordeling loopt anders: consumentenvoorwaarden veranderen zonder dat de organisatie een brief krijgt.
Welke velden zijn bij deze twee anders dan bij andere tools?
Bij de meeste tools in een register zijn leverancier, doel en eigenaar het meeste werk. Bij ChatGPT en Copilot zitten de verschillen in vier andere velden.
Account. Wie bezit de inlog? Bij een persoonlijk account staat de chatgeschiedenis, het geheugen en elke gedeelde link bij de medewerker, en gaat dat alles mee de deur uit bij vertrek. De organisatie heeft er geen hand in. Zet in de regel of het account van de organisatie is, en zo niet, via welke route de zakelijke variant te bereiken is.
Training. Bij persoonlijke accounts is het een instelling die de gebruiker zelf moet uitzetten; bij zakelijke varianten staat invoer standaard buiten de training. Leg vast welke van de twee geldt, en houd het los van opslag: dat er niet wordt getraind, zegt niets over hoe lang een prompt wordt bewaard. Dat onderscheid staat uitgewerkt in wat "niet trainen op jouw data" echt betekent.
Verwerkersovereenkomst. Verwerkt de tool persoonsgegevens namens de organisatie, dan vraagt artikel 28 AVG om een verwerkersovereenkomst, en die bestaat alleen op de zakelijke varianten. Voor de gratis regel is het veld dus leeg, en dat is een gegeven dat het besluit stuurt. Wanneer die overeenkomst nodig is, staat in heb je een verwerkersovereenkomst nodig voor een AI-tool.
Bereik en koppelingen. Dit veld ontbreekt in de meeste registers en is bij Copilot het belangrijkste. ChatGPT ziet wat iemand plakt, uploadt of via een app koppelt. Microsoft 365 Copilot ziet alles wat de gebruiker mag openen, inclusief de map die drie jaar geleden voor "iedereen" is opengezet. Het risico zit dan niet in de tool maar in de rechtenstructuur, en het register hoort te verwijzen naar waar die wordt opgeschoond.
Hoe ziet dat er in het register uit?
Terug naar het accountantskantoor. Na een middag werk is de ene regel Copilot er drie geworden en de afwezige ChatGPT twee.
Microsoft 365 Copilot staat op toegestaan voor de veertig licenties, met als eigenaar het hoofd bedrijfsvoering en een verwijzing naar het project dat de SharePoint-rechten nakijkt. Copilot Chat met werkaccount staat op toegestaan. De consumenten-Copilot staat op niet toegestaan, met Copilot Chat als alternatief. ChatGPT Team, in gebruik bij het adviesteam, staat op beperkt toegestaan met als voorwaarde: geen cliëntgegevens. En ChatGPT gratis staat op nog geen besluit, tot de eigenaar van het adviesteam heeft bepaald of Team voor iedereen de route wordt.
Niets daarvan is een incident. Het register beschrijft nu wel wat er gebeurt, en bij elke regel staat wie erover gaat.
Eén beperking hoort erbij. Een waarneming van gebruik zegt welk domein is geopend, niet met welk account: chatgpt.com is chatgpt.com. Het accounttype blijkt uit licenties en beheer, en uit de afspraak die de organisatie maakt. In de catalogus van BeeSensible zijn de consumenten- en de zakelijke versie van dezelfde tool aparte regels met een eigen risicoscore, en de gratis versie wijst naar de zakelijke als veiliger alternatief. De organisatie bepaalt zelf welke status elke regel krijgt; de extensie meldt alleen het domein van een geopende tool, zonder gebruikers-id. Meer daarover op de pagina over AI-tools.
